Digitalisierung in Unternehmen: Jetzt einfach schneller & flexibler arbeiten!

Was bedeutet Digitalisierung? Ganz technisch gesprochen ist sie die Übersetzung von Informationen in Einsen und Nullen, d.h. in ein digitales Format. In den vergangenen Jahren hat sich der Begriff zunehmend zur Sammelbedeutung für einen grundlegenden Wandel sowie eine Modernisierung in allen Bereichen weiterentwickelt. Auch im Klein- und Mittelstand ist das Ziel eines solchen Digitalisierungsprozesses: Mehrwerte durch die Einführung neuer Technologien zu schaffen. Denn diese sparen – wenn sie richtig eingesetzt werden – Zeit und Ressourcen durch die Automatisierung und Vernetzung der Geschäftsprozesse.
Grundlage dafür ist nach wie vor: eine stabile und sichere IT-Infrastruktur, die nicht nur Mittel zum Zweck ist. Sie muss zu den Anforderungen des Unternehmens passen und ist bestenfalls skalierbar, um auch in Zukunft auf technische Weiterentwicklungen optimal reagieren zu können. Mit ihr können die Arbeitsprozesse in vielen Bereichen grundlegend umgestellt werden, wie die folgenden Beispiele zeigen.

Digitalisierung der Unternehmensprozesse: Vorteile für den Klein- und Mittelstand

Sicheres mobiles Arbeiten und Homeoffice

Laut Personalleiterbefragung vom ifo-Institut hat sich der Anteil der Mitarbeiter im Homeoffice in der Corona-Pandemie um 20 Prozentpunkte erhöht. Damit ist das Homeoffice-Potenzial jedoch noch nicht ausgeschöpft: Theoretisch könnten insgesamt 80 Prozent der Belegschaften von Zuhause aus arbeiten – wenn die entsprechenden Voraussetzungen geschaffen werden. Das heißt, Daten digitalisiert und zentral verfügbar gemacht werden, z.B. durch entsprechende Server-Strukturen, Cloud-Lösungen und sichere VPN-Verbindungen. Das hat enorme Auswirkungen auf die Flexibilität der Unternehmen: Die Mitarbeiter können mit den entsprechenden Zugängen theoretisch von überall aus arbeiten. Auf diese Weise sind Unternehmen nicht nur für unvorhergesehene Ereignisse wesentlich besser gerüstet und können in diesen Fällen arbeitsfähig bleiben; auch die Mitarbeiter können Arbeits- und Privatleben viel besser vereinbaren. Wichtig ist hierbei vor allem, eine sichere Infrastruktur zu schaffen, da ein Flickenteppich z.B. bei der Nutzung von Privat- und Firmengeräten und unterschiedlichen Zugängen enorme Sicherheitsrisiken birgt – von Datenverlusten über Ransomware-Angriffe bis hin zum kompletten Betriebsstillstand.

Verbesserte Vermarktungsmöglichkeiten und schnelleres Kundenfeedback

Eine aktuelle Studie des Unternehmensnetzwerks KMPG und der Hochschule Esslingen zeigt: Unternehmen, deren Marketing und Vertrieb bereits stark digitalisiert ist, sind wirtschaftlich erfolgreicher als vergleichsweise gering digitalisierte Mitbewerber. Während der Corona-Krise konnten 39 Prozent dieser Unternehmen ihre Umsätze steigern; bei denen, die „traditionell“ agieren, waren es im Vergleich dazu 15 Prozent. Bei der digitalisierten Vermarktung geht es um mehr als Social Media und E-Mail-Marketing; die Veränderung ist grundlegender: Sie beginnt schon bei digitalisierten, strukturierten Kundendaten, die Unternehmen dazu nutzen können, Produkte stärker auf ihre Kundschaft zuzuschneiden, auf den passenden Kanälen anzubieten und schneller bereitstellen zu können. Auch die Kundenbetreuung kann auf Grundlage der strukturierten Daten nicht nur einfacher und schneller, sondern auch persönlicher gestaltet werden. Das stärkt zusätzlich die Kundenbindung. Beim Handling von personenbezogenen Daten gilt besonderes Augenmerk auf die IT-Sicherheit, für kleine und mittelständische Unternehmen z.B. über cloudbasierte Sicherheitsmodelle.

Verbesserte und gesicherte Produktionsprozesse in der Industrie 4.0

Die Digitalisierung von Produktionsprozessen, Intralogistik und Qualitätskontrolle in einem miteinander vernetzten System macht die Produktion kosteneffizienter und schneller, indem Ressourcen optimal ausgenutzt werden. Verschiedene Produktionsschritte werden durch die Kommunikation der einzelnen Maschinen aufeinander abgestimmt, sodass Unternehmen zuverlässig „in time“ für ihre Kunden produzieren können und in Echtzeit einen Überblick über laufende Prozesse erhalten. Umso wichtiger ist es an dieser Stelle, die Systeme vor Angriffen von außen zu schützen und über redundante Server-Strukturen ausfallsicher zu gestalten. So kann die Produktion auch bei hoher Auslastung konstant gewährleistet werden, wie zum Beispiel diese Success Story zeigt.

Eine wichtige Lösung für viele Unternehmen: Managed Services

Im Gegensatz zu großen Unternehmen und Konzernen haben kleinere und mittelständische Unternehmen in der Regel keine große IT-Abteilung und daher Probleme, den steigenden Anforderungen an die IT gerecht zu werden. Neben der adäquaten Ausstattung aus dem Hardware-Bereich heißt die passende Lösung für kleine und mittelständische Unternehmen daher: Managed Services. Das sind IT-Leistungen, die von einem externen Dienstleister zu einem großen Teil remote erbracht werden und z.T. automatisierte Aufgaben, wie z.B. stetiges Monitoring, beinhalten. Der große Vorteil: Selbst bei kleinen Unternehmen können die Lösungen ohne Leistungseinbußen individuell und flexibel zugeschnitten werden, ohne dass dafür eine große Infrastruktur vorgehalten werden muss.

Alles zu teuer? Förderung beantragen!

Solch häufig tiefgreifende Umstrukturierungen in der IT sind gerade für kleinere und mittelständische Unternehmen noch schwieriger zu stemmen als für die großen. Zum Glück gibt es Förderprogramme, wie z.B. den „DigiBonus II“ für Unternehmen in Schleswig-Holstein mit bis zu 20 Mitarbeitern. m2solutions steht Ihnen gern beratend bei der Beantragung der Mittel und der späteren Umsetzung zur Seite, damit Sie in Ihrem Unternehmen deutliche Digitalisierungsfortschritte verzeichnen können.